疫情之下「在家办公模式」开启,你该选择哪些远程协同工具?| 特稿


作者 | Aholiab

责编 | 胡巍巍

出品 | CSDN(ID:CSDNnews)

随着抗击新型冠状病毒感染疫情的不断深入,中国的应对举措受到了国际社会的高度关注。周密部署、亲临一线、精诚团结,成了这次疫情战役的关键总结。除了医护人员在争分夺秒之外,互联网公司也都纷纷伸出了援手,给与了多方位的帮助。 

由于法定假期时间延长以及病毒观察期较长等原因,不少互联网公司在2月纷纷响应国家号召,提出了让员工在家远程办公的方法,以减少病毒伴随着新一轮的反向大潮进一步扩散。这些公司例如:

  • 字节跳动,2月3日(正月初十)在家办公,2月9日之前留在当前所在地,2月10日至13日再返回工作地,然后再在工作地自己家里隔离14天后,确认没事,大概在2月25日至27日再回公司上班;

  • 腾讯,2月3日~7日在家办公,2月10日(正月十七)再回公司上班;

  • 阿里,2月3日~7日在家办公,2月10日(正月十七)再回公司上班;

  • 滴滴,2月3日~ 7日在家办公;

  • 58同城,2月10号上班, 2.3-2.7作为调休,后续加班补回来;

  • 360,在家办公到2月10号猿辅导2月3号~2月10号在家办公;

  • 新浪,2月3号~2月7号在家办公,2月10号正常上班;

  • 同程艺龙,2月3号~2月7号在家办公,2月10号正常上班;

  • 小米集团,返回工作城市后,需在家中隔离观察满14天远程办公. 其余2月3号正常上班;

  • 拼多多,发通告2月10号上班, 自愿”初七上班;

在这一背景下,如何在家办公、如何高效远程协同成了新的热门话题。其实「远程办公」并不是新的话题,在互联网公司中,Gitlab、Gradle、Pivotal等公司都是远程办公的先行者。由于员工分布在全球各地,远程办公不仅要跨地域还要跨时差。

 

远程办公工具初探

虽然人们对于远程办公的看法各异,但无可否认,远程办公正在成为一个新的趋势。随着办公协同软件及工具的发展,远程办公在技术上已不存在任何的障碍。 

大体上来讲,远程办公的工具/软件分为以下几个类别:

  1. 沟通IM:企业微信、阿里钉钉、飞书、Slack、Zoom等;

  2. 文档协作:石墨文档、一起写、WPS Office、幕布、腾讯文档、Google doc、印象笔记、有道云笔记、语雀笔记、为知笔记、巴别鸟、Confluence等;

  3.  任务管理:Trello、Tower、Teambition、Workflowy、ProcessOn;

  4. 设计/素材管理:创客帖、稿定设计、Canvas、墨刀、群晖NAS、Eagle图库。

俗话说,工欲善其事必先利其器。选择适合的协同工具不仅能降低沟通的成本,还能提远程办公的效率。但是你可能还是会问,这么多种工具,我应该如何选择? 

选择适合的办公软件/工具,是一件需要系统思考的工作,但这个事情本身并不需要带给大家那么重的负担。在本次疫情期间,不少工具都选择了免费向用户开放,用户不仅能够免费试用之前的付费功能,还能体验到部分特别为这次疫情设计的功能。如果你还没有决定在远程办公期间使用哪些工具,那么不妨将这些免费开放的工具放在优先考虑的范畴吧。


远程办公工具助力行动

企业微信:百人在线会议、开放紧急通知功能 

为了方便医护人员开集体会议,及帮助在家办公的员工在线安排工作,腾讯企业微信临时开放支持100人同时参加会议的能力,从而减少人员的面对面接触。用户可以随时随地发起会议,会议过程中,可投屏演示文档或屏幕,支持实时标注演示内容。

企业微信会议中的演示文件

为了提升协同办公效率,企业微信在支持即时通讯、内部群聊(支持2000人)、文件传输、打卡、审批、汇报、日程等基础功能之外,还有微文档和微盘功能,支持多人线上编辑文档及存储资料。 

除此之外,针对本次疫情,企业微信还将一次性紧急通知的人数增加至了1000人,而重要疫情信息、工作安排可通过电话提醒查看。

企业微信「紧急通知」功能

如果在家办公期间感到身体不适,也可通过企业微信的「在线问诊」功能第一时间与医生进行对话和交流。医生通过对「联系我」的二维码进行配置后,就可将二维码发布在医院公众号、官网或线下宣传海报,患者可用微信直接扫码添加医生为好友,进行在线问诊。

「在线问诊」功能

腾讯会议:开放300人不限时会议功能 

早在1月24日,腾讯会议已经面向公众开放了100人不限时免费会议功能。但随着一线用户对远程办公需求的提升,腾讯会议将100人升级到了300人。用户可以通过笔记本电脑、手机、小程序和企业微信加入会议。

腾讯会议「预定会议」功能

在确保会议质量方面,腾讯会议通过AI分析处理,来消除环境音和键盘声。考虑到在家办公场景的特殊性,腾讯会议还特别配备了背景虚化、美颜强化视频效果,让参会者即便身处复杂的场景也能轻松入会,不尴尬。

飞书:商业版完整办公套件、不限时长的音视频会议、无限量在线文档、审批管理

2020年1月28日—5月1日期间,字节跳动旗下的办公套件飞书也向所有用户开放了免费远程办公及视频会议等服务。包括:商业版完整办公套件、音视频会议不限时长、远程打卡及审批管理、无限量在线文档与表格创作、100GB/用户云存储空间。

在群聊中开启音视频通话功能

 音视频会议中的屏幕共享功能

此外,飞书还对在免费时间期限内申请的所有湖北地区医院、学校及公益组织,提供三年的商业版免费使用服务。 

Teambition:企业版免费开放

作为阿里旗下的项目协同工具,Teambition也同样宣布,在2 月 1 日至 5 月 1 日期间,企业版将不限人数免费试用,参与抗击疫情的机构、企业等可升级至企业专业版。 

与一般在线沟通工具不同,Teambition更聚焦于围绕「事」的远程协同能力,例如项目协同、任务协同等。而这次开放涉及到的功能则包括:项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计等。

石墨文档:向政府部门、医疗机构、公益组织等提供免费高级版服务 

作为常用的在线协同平台之一,石墨文档在此次疫情期间也宣布向政府部门、医疗机公益组织、社会团体、个人志愿者等群体免费开放高级版服务。在疫情期间,上述团队/个人可免费使用付费版的所有功能。石墨文档团队也会在疫情期间向上述团体/个人提供免费的产品/技术咨询服务。 

其实,已经有不少抗击疫情的组织正在使用石墨文档进行远程协同。同时,一些组织通过石墨文档共享的内容,对于疫情的传播及打击黑心商家的牟利起到了一定的抑制作用,例如《湖北籍通报全国住宿指南》(来源:BottleDream志愿者)、《淘宝不合格店铺汇总》(来源:高佣联盟)等。

ONES:开放SaaS版免费账号 

ONES是一款面向软件开发者的研发管理工具,分为ONES Project和ONES Wiki两大模块。支持从产品开发到测试的全流程。西山居、科大讯飞等都是ONES的用户。 

1月28日,ONES宣布将为30人以下的新申请团队开放为期一年的SaaS版免费账号,申请时间是从1月28日至2月29日。 

ONES此次开放的服务将包括:产品需求管理、多人协作编辑、研发流程管理、团队&项目工时管理、测试用例与缺陷管理、项目集&项目组合管理等功能。

远程办公正在「吞噬」世界

Medium博主Chris Herd曾说:远程办公正在「吞噬」世界。 

随着互联网业务的多元化,和年轻一代员工的涌入,远程办公正在被越来越多的公司所实践,越来越多的公司则发现远程办公的产能要大于集中办公。但另一方面,关于远程办公机制的设置以及人类本身的惰性对于远程办公普及的阻碍,也是被多次提及。

说起在家办公,(从左至右依次为)我的老板、客户、好友、同事、女友认为我的工作状态,以及我实际的工作状态

究竟该如何更好的远程办公,相信不仅是用这些办公工具能解决的问题。但无可否认,远程办公的趋势已势不可挡,未来还会有更多的中国公司加入到这个队伍中来。

虽然疫情肆虐,但通过这次疫情能够体验到一边在家办公,一边为减少病毒传播做贡献,也未尝不是好事一件。 

就像那句「隔离病毒,但不隔离爱」,工具也让我们虽然不在一起但却在这样一个特殊的时刻,连接地更加紧密。

【END】

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